فرآیندهای مدیریت امور دانشجویی

در نهایت دانشجو یا با دستور دارویی پزشک مرکز ترخیص میشود و یا به پزشک متخصص ارجاع داده شده و پرونده پیگیری برایش باز شده و تحت مراقبت درمانگاه قرار می‌گیرد.

رسیدگی و بررسی نامه‌های ارسالی از کمیسیون موارد خاص

نامه های کمیسیون موارد خاص بین همکاران تقسیم بندی می‌شود و توسط همکاران بررسی و در پرونده دانشجو در سامانه صندوق رفاه دانشجویان اعمال می‌گردد.

انجام فرایند پاسخ به نامه‌ها و گزارش‌های درخواستی

انجام فرایند رسیدگی به مشکلات دانشجویان بی‌بضاعت مالی

در صورت مراجعه چنین دانشجویانی مشکلات دانشجو بررسی می‌شود و با هماهنگی مدیر امور دانشجویان جهت حل مشکل دانشجو از بابت شهریه خوابگاه و تغذیه مکاتبات لازم انجام می‌پذیرد.

انجام فرایند تمامی خدمات با نظارت و هماهنگی رییس اداره رفاه دانشجویان انجام می‌پذیرد.

محل استقرار دفتر رئیس اداره رفاه دانشجویان در طبقه دوم ساختمان اداره امور خوابگاه‌ها و رفاه دانشجویان دانشگاه ارومیه بوده و آماده شنیدن نظرات و صحبت با دانشجویان گرامی می‌باشد.

انجام فرایند پیگیری پرونده دانشجویان بلاتکلیف

دانشجویان بلاتکلیف دانشجویانی هستند که بدهی وام یا خوابگاه دارند و به دلیل اتمام سنوات مجاز تعیین تکلیف نشدهاند. لیست موردنظر از سامانه صندوق رفاه در مقاطع دکتری، ارشد و کارشناسی پرینت گرفته می شود و بین همکاران تقسیم بندی می‌گردد.

1- بررسی پرونده آموزشی دانشجو در صورتی که مرخصی بدون احتساب یا تمدید سنوات داشته باشد کارشناس مجاز هست برای هرکدام دو نیمسال ترم ویژه ثبت نماید. در غیر اینصورت با دانشجو تماس گرفته می‌شود که در اسرع وقت تعیین تکلیف نموده و بدهی خوابگاه و یا 10 درصد وام را از طریق سامانه سامانه صندوق رفاه دانشجویان پرداخت نماید.

2- در این فرایند اگر پرونده آموزشی دانشجو مشکل داشته باشد باز به دانشجو اطلاع داده میشود که سریعاً توسط آموزش دانشکده یا آموزش کل مشکل را حل نماید. هرگونه مشکل در پرونده آموزشی دانشجو در خصوص بروزرسانی باعث ایجاد اختلال در فرایند بسته شدن پرونده دانشجویان در سامانه صندوق رفاه دانشجویان می‌شود. در این فرایند چندین بار با دانشجویان یا خانواده و یا ضامن دانشجو تماس گرفته میشود تا پرونده تعیین تکلیف شود این فرایند همواره باید در طول سال بررسی و پیگیری گردد. هرگونه مشکل در این فرایند توسط رئیس اداره به تهران انعکاس داده می‌شود و مشکل مربوطه در سامانه صندوق رفاه مرتفع می‌گردد.

انجام فرایند ثبت نام بیمه تکمیلی دانشجویان بی بضاعت مالی در سامانه بنیاد حامیان علم و فناوری

1- بررسی و شناسایی دانشجویان بیبضاعت مالی

2- صحبت حضوری با دانشجویان

3- بررسی پرونده آموزشی دانشجویان

4- ثبت نام دانشجودر سامانه بنیاد حامیان علم و فناوری

5- بررسی و تایید بیمه تکمیلی دانشجویان مورد نظر

این دانشجویان به صورت رایگان یک سال تحت پوشش بیمه تکمیلی پاسارگاد قرار می‌گیرند.

انجام فرایند ثبت‌نام وام دانشجویان بی‌بضاعت مالی در سامانه بنیاد حامیان علم و فناوری

1- شناسایی دانشجویان بی‌بضاعت مالی از طریق همکاران، شورای صنفی

2- تماس با دانشجویان مورد نظر و دعوت به اداره رفاه دانشجویان

3- ضمن حفظ کرامت این دانشجویان در خصوص مشکلات نامبردگان صحبت حضوری انجام می‌پذیرد.

4- پرونده آموزشی دانشجویان از بعد (درحال تحصیل بودن و داشتن انتخاب واحد در ترم مربوطه) بررسی و کنترل می‌شود.

5- ارسال لینک سامانه بنیاد حامیان علم و فناوری به دانشجویان و راهنمایی دانشجو جهت ثبت‌نام وام

6- بررسی درخواست کنندگان و تأیید وام دانشجویان در سامانه بنیاد حامیان علم و فناوری

برای دانشجویان فوق‌الذکر هر ترم فرایند ثبت نام و تایید وام انجام می‌گیرد و در حال حاضر هر ماه یک میلیون تومان به حساب پرداخت می‌گردد. بعد از فارغ‌التحصیلی و در صورت داشتن توان مالی می‌توانند بازپرداخت را انجام دهند. در غیر اینصورت اجباری در بازپرداخت نیست.

انجام فرایند رسیدگی به مشکل دانشجویانی که به هر طریق وام آنان پرداخت نشده است

1- اخذ رسید عدم پرداختی از بانک در بازه زمانی مربوطه

2- تکمیل فرم بازگشت وام و امضا توسط معاونت دانشجویی

3- ارسال نامه با امضاء معاونت دانشجویی به صندوق رفاه دانشجویان

انجام فرآیند تسویه حساب دانشجویان و دانش‌آموختگان

1- تسویه حساب دانشجویان به صورت حضوری و الکترونیکی انجام می‌شود.

2- بررسی مشخصات دانشجو و در صورت نیاز ویرایش آن (وضعیت نظام وظیفه- شماره شبا- آدرس- شماره تلفن و کدپستی و...)

3- کنترل بدهی خوابگاه دانشجو، در صورت داشتن بدهی در مرحله اول باید توسط داشجو پرداخت گردد.

4- بررسی پرونده آموزشی دانشجو و تغییر مقطع تحصیلی دانشجو در سامانه صندوق رفاه دانشجو مطابق با پرونده آموزشی در سامانه هم آوای دانشگاه (فارغ التحصیل، اخراج، انصراف، مهمان و انتقال)

5- راهنمایی دانشجو برای پرداخت 10 درصد وام دانشجویی و صدور دفترچه اقساط

6- درج مانده بدهی در برگه تسویه حساب حضوری و امضاءآن و در الکترونیکی باید در سامانه هم آوا مانده بدهی درج و تأیید گردد.

7- لازم به توضیح است بدهی دانشجوی اخراج و انصراف به طور کامل باید پرداخت گردد مگر در موارد خاص که دانشجو تحت پوشش کمیته امداد یا بهزیستی کشور باشد. با ارائه مستندات به صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم نامه ارسال و قسط بندی توسط صندوق رفاه وزارت علوم انجام می‍‌پذیرد.

به دلیل مراجعه دیرهنگام برخی دانشجویان فارغالتحصیل به تسویه حساب، بدهی وام نامبردگان یکجا پرداخت می‌شود. در این موارد رئیس اداره با مراجعه کننده صحبت می‌کند و در صورت تشخیص عدم توان مالی و سایر مشکلات خانوادگی با هماهنگی مدیر امور دانشجویان نامه به تهران ارسال و بدهی بازتقسیط می‌شود.

فرایند تسویه حساب حضوری و الکترونیکی توسط همه همکاران انجام می‌پذیرد.