هدف فرآیند: شناسایی، ارزیابی، معرفی و تجلیل از اعضای هیأت علمی که فعالیت‌های برجسته‌ای در حوزه‌های فرهنگی، تربیتی و اجتماعی داشته‌اند.

۱) اعلام فراخوان و ثبت درخواست: معاونت فرهنگی دانشگاه فراخوان ثبت‌نام را اعلام کرده و اساتید متقاضی، مستندات فعالیت‌های خود را (بر طبق فرم مربوطه) به حوزه فرهنگی دانشکده خود ارائه می‌دهند.

2) تشکیل جلسه کمیته ارزیابی در دانشکده و بررسی اولیه پرونده متقاضی

3) ارسال نامه رسمی نتایج جلسه به انضمام مستندات به حوزه معاونت فرهنگی و دانشجویی دانشگاه

4) تشکیل جلسه کمیته ارزیابی دانشگاه در دفتر معاونت فرهنگی و دانشجویی و بررسی پرونده های دریافتی.

۶) صدور گواهی و تقدیر: صدور حکم یا گواهی سرآمدی فرهنگی و معرفی اساتید منتخب به حوزه ریاست دانشگاه جهت تقدیر.

هدف فرآیند: شناسایی، معرفی و تجلیل از برترین دستاوردهای علمی، فرهنگی و هنری دانشجویان و تشکل‌ها، ایجاد نشاط علمی و زمینه‌سازی برای حضور در رقابت‌های ملی

۱) تشکیل ستاد برگزاری (کمیته اجرایی): تشکیل ستاد به ریاست معاون فرهنگی و با حضور مدیر فرهنگی، کارشناسان مربوطه و نمایندگان تشکل‌های ذی‌نفع جهت برنامه‌ریزی کلان.

2) تدوین تقویم اجرایی و زمان‌بندی: تعیین ددلاین‌های ثبت‌نام، داوری و اختتامیه بر اساس تقویم ابلاغی وزارتخانه.

۳) انتشار فراخوان و اطلاع‌رسانی: اعلام شرایط شرکت، محورهای رقابت و نحوه ارسال آثار به دانشجویان از طریق پورتال و فضاهای مجازی.

۴) ثبت‌نام و دریافت آثار: جمع‌آوری آثار دانشجویان و مجموعه‌ها از طریق سامانه‌های مربوطه (نظیر سامانه فرنما یا سایت اختصاصی جشنواره).

۵) پایش اولیه و دسته‌بندی آثار: بررسی انطباق آثار با ضوابط آیین‌نامه (مانند وضعیت تحصیلی دانشجو، اصالت اثر و بازه زمانی تولید).

۶) داوری تخصصی: تشکیل کمیته داوران (متشکل از اعضای هیئت علمی و صاحب‌نظران) و امتیازدهی به آثار بر اساس فرم‌های استاندارد.

۷) برگزاری اختتامیه و تجلیل: معرفی برگزیدگان مرحله دانشگاهی و اعطای جوایز و تندیس در مراسم رسمی.

۸) ارسال برگزیدگان به مرحله کشوری: معرفی و ثبت اطلاعات نفرات برتر در سامانه‌های وزارتخانه جهت شرکت در مرحله سراسری و ملی.

هدف فرآیند: ساماندهی، صدور مجوز و نظارت بر اجرای برنامه‌های موسیقی فاخر، ارزشمند و متناسب با موازین اسلامی و هویت ملی، جهت رشد فضایل اخالقی و تقویت روحیه خودباوری در دانشگاهیان.

۱) ارائه درخواست برگزاری: گروه‌های دانشجویی یا مجموعه‌های دانشگاهی متقاضی (با اولویت گروه‌های داخلی دانشگاه)، درخواست کتبی خود را به همراه جزئیات برنامه (شامل قطعات، اشعار و معرفی چهره‌های هنری) به دبیرخانه شورای فرهنگی ارائه می‌دهند.

۲) بررسی در کارگروه موسیقی: درخواست جهت بررسی تخصصی به «کارگروه موسیقی» ارجاع می‌شود. این کارگروه موظف است محتوا را با شاخص‌هایی نظیر انطباق با موازین اسلامی، تقویت هویت ملی، عدم القای هیجانات خارج از عرف و پرهیز از ابتذال تطبیق دهد.

۳) صدور مجوز توسط شورای فرهنگی: پس از تأیید کارگروه، موضوع در شورای فرهنگی مطرح و در صورت تصویب، مجوز رسمی صادر می‌گردد. برگزاری کنسرت‌های مستقل و برنامه‌های خارج از اولویت‌های دانشگاه مجاز نمی‌باشد.

۴) نظارت حین اجرا: واحد نظارت معاونت فرهنگی یا نمایندگان کارگروه موسیقی بر حسن اجرای برنامه (مطابق با مجوز صادر شده) نظارت می‌کنند تا از هرگونه هنجارشکنی یا خروج از چارچوب‌های مصوب جلوگیری شود.

۵) ارزیابی پس از اجرا و ثبت گزارش: گزارش کیفی و نظارتی برنامه تهیه شده و جهت بررسی بازخوردها و رعایت ضوابط، در شورای فرهنگی مطرح و در سامانه فرنما ثبت می‌گردد.

۶) رسیدگی به تخلفات احتمالی: در صورت مشاهده تخلف از مفاد آیین‌نامه، گزارش مستند جهت اتخاذ تصمیم و ابلاغ تذکر یا محدودیت‌های آتی به شورای فرهنگی ارجاع می‌شود.

هدف فرآیند: ایجاد بستر علمی، فرهنگی و ورزشی مناسب جهت غنی‌سازی اوقات فراغت، تقویت هویت ملی و افزایش نشاط روحی دانشجویان در چارچوب ضوابط اسلامی.

۱) ارائه درخواست کتبی: مجموعه‌های دارای مجوز (کانون‌ها، انجمن‌ها، تشکل‌ها یا واحدهای اداری) موظفند درخواست خود را شامل نوع اردو، مقصد، زمان، برنامه کلی، فهرست شرکت‌کنندگان و منابع مالی، حداقل ۲۰ روز پیش از زمان پیش‌بینی شده به واحد مربوطه ارائه دهند.

۲) معرفی سرپرست واجد شرایط: برگزارکننده باید یک نفر را به عنوان سرپرست (از میان اساتید، کارکنان یا دانشجویان متعهد و باتجربه) جهت تایید صلاحیت اخلاقی و عمومی به معاونت مربوطه معرفی نماید.

۳) بررسی اولیه و انطباق با ضوابط: کارشناس مربوطه (فرهنگی، دانشجویی یا ورزشی) درخواست را بررسی کرده و تاییدیه اولیه مبنی بر رعایت تفکیک جنسیتی، ایمنی مسیر و انطباق با تقویم آموزشی را صادر می‌کند.

4) طرح در شورای فرهنگی دانشگاه: درخواست در شورای فرهنگی دانشگاه مطرح شده و این شورا موظف است حداکثر ظرف مدت ۱۰ روز پس از ثبت درخواست، نظر قطعی (تایید یا رد) خود را به صورت کتبی اعلام نماید.

5) انجام تمهیدات سفر: پس از اخذ مجوز، برگزارکننده نسبت به بیمه مسئولیت مدنی برای کلیه شرکت‌کنندگان، اطمینان از سلامت فنی وسیله نقلیه (اتوبوس دارای معاینه فنی و سیستم گرمایش/سرمایش) و هماهنگی اسکان اقدام می‌کند.

۶) اجرای اردو: برگزاری سفر با رعایت کامل موازین شرعی، حضور مستمر سرپرست در تمام مراحل و رعایت ظرفیت مجاز وسیله نقلیه انجام می‌پذیرد.

۷) ارائه گزارش جامع: سرپرست اردو موظف است حداکثر ۱۰ روز پس از پایان اردو، گزارش کتبی و مصور (شامل عملکرد، بازخوردها و هزینه‌ها) را به معاونت مربوطه تحویل داده و در سامانه فرنما ثبت نماید.

هدف فرآیند: ایجاد هم‌افزایی، وحدت‌رویه و هماهنگی در اجرای سیاست‌های کلان فرهنگی، مدیریت یکپارچه جشنواره‌ها در مرحله منطقه‌ای و تبادل تجربیات میان تمامی مراکز آموزش عالی سطح استان (دولتی، آزاد، پیام‌نور، علمی‌کاربردی، فنی‌وحرفه‌ای و غیرانتفاعی).

۱) تعیین دانشگاه منتخب (معین) استان: بر اساس ابلاغ وزارت علوم، یکی از دانشگاه‌های جامع و دولتی مرکز استان به عنوان دانشگاه معین و دبیرخانه دائمی شورای هماهنگی استان تعیین می‌گردد.

2) تشکیل شورا و صدور ابلاغ اعضا: شورا به ریاست معاون فرهنگی دانشگاه معین و با حضور معاونان فرهنگی تمامی زیرنظام‌های آموزشی استان، نماینده استانی نهاد رهبری، و در صورت نیاز نمایندگان نهادهای فرهنگی برون‌دانشگاهی (مانند حوزه هنری یا بسیج اساتید استان) تشکیل می‌شود.

۳) نیازسنجی و تدوین برنامه سالانه: شناسایی اقتضائات فرهنگی منطقه و اولویت‌بندی برنامه‌های مشترک استانی (نظیر اردوهای پیشرفت، پیاده‌روی اربعین و مرحله منطقه‌ای جشنواره‌ها).

۴) توزیع مأموریت‌ها و میزبانی رویدادها: تعیین دانشگاه‌های میزبان برای بخش‌های مختلف جشنواره‌های ملی (مانند دبیرخانه استانی جشنواره‌های حرکت، قرآن، برهان و...) جهت استفاده بهینه از ظرفیت تمام مراکز.

۵) برگزاری جلسات هماهنگی فصلی: تشکیل جلسات منظم جهت تصویب طرح‌های مشترک، هماهنگی بودجه‌های استانی و اتخاذ تدابیر الزم برای مقابله با آسیب‌های اجتماعی در سطح منطقه.

6) نظارت بر حسن اجرای مصوبات: کارشناسان دبیرخانه استانی بر روند اجرای برنامه‌های مصوب در دانشگاه‌های تابعه نظارت کرده و کیفیت برگزاری رویدادها را ارزیابی می‌کنند.

۷) تجمیع و ارسال گزارش عملکرد به وزارتخانه: گزارش جامع فعالیت‌های فرهنگی دانشگاه‌های استان تهیه شده و از طریق سامانه فرنما یا مکاتبات رسمی به وزارت متبوع ارسال می‌گردد.

هدف فرآیند: ارتقای کیفیت زندگی، غنی‌سازی اوقات فراغت، تقویت هویت ملی و مذهبی و ایجاد روحیه همسایگیِ خیرخواهانه و یاریگر در میان دانشجویان ساکن خوابگاه، به‌ویژه در مجتمع‌های متأهلی با تأکید بر سبک زندگی اسلامی.

۱) نیازسنجی و تشکیل کارگروه فرهنگی خوابگاه: شناسایی مطالبات و اقتضائات فرهنگی دانشجویان ساکن (مجرد و متأهل) و تشکیل کارگروهی متشکل از معاون فرهنگی، مدیر خوابگاه و نمایندگان شورای صنفی و کانون‌ها جهت برنامه‌ریزی اختصاصی.

۲) تدوین تقویم اختصاصی فعالیت‌های خوابگاهی: تنظیم برنامه‌های فرهنگی متناسب با فضای زیست دانشجویی (نظیر محافل انس با قرآن، حلقه‌های ادبی، کارگاه‌های مهارت‌های زندگی و خانواده) در قالب تقویم فصلی.

۳) فضاسازی و اطلاع‌رسانی: انجام تبلیغات محیطی و اطلاع‌رسانی فراخوان‌های ملی و دانشگاهی (مانند جشنواره قرآن و عترت) در سطح خوابگاه‌ها و فضاهای پردیس.

۴) بسترسازی برای تعاملات اجتماعی (طرح همسایگی): ایجاد و مدیریت فضاهای مشاع و نیمه‌عمومی جهت تقویت تعامالت همسایگی، فرهنگ یاریگری و تعاون در انجام امور گوناگون (به‌ویژه در خوابگاه‌های متأهلی برای مراقبت از فرزندان).

۵) اجرای طرح‌های نوین فرهنگی (مانند منش استادی): زمینه‌سازی برای حضور اساتید دغدغه مند در محیط خوابگاه جهت انجام مشاوره‌های فرهنگی، تربیتی و فعالیت‌های ادبی.

6) نظارت و ارزیابی مستمر: پایش حسن اجرای برنامه‌ها، سنجش میزان رضایت ساکنان از کیفیت محیط فرهنگی و ثبت انحرافات احتمالی از شاخص‌های پیوست فرهنگی.

۷) ثبت گزارش عملکرد در سامانه: مستندسازی کلیه رویدادهای برگزار شده در خوابگاه و ثبت نهایی در سامانه فرنما.

هدف فرآیند: برگزاری برنامه مطابق با تقویم فرهنگی و مصادیق فعالیت های علمی انجمن هایی علمی و دانشجویی شامل رویداد و گفتگوی علمی، تولید و نشر محتوای علمی، فعالیت پژوهشی، کارآفرینی، خلاقیت علمی، ارتباطات و همکاری های علمی

1) تکمیل فرم درخواست برنامه توسط دبیر انجمن (یک روز کاری)

2) تایید استاد مشاور انجمن مربوطه (یک روز کاری)

3) تایید استاد مشاور فرهنگی دانشکده و ارسال فرم از طریق کارتابل به مدیر فرهنگی و اجتماعی دانشگاه

4) ارجاع برنامه به کارشناس انجمن های علمی دانشجویی و هماهنگی جهت اجرا در سطح دانشکده یا دانشگاه

5) در صورتی که برنامه در سطح فرا دانشگاهی باشد یا نیاز به بودجه کلان داشته باشدبا نظر مدیر فرهنگی به کارگروه پشتیبانی و نظارت ارجاع داده می شود.

6) در صورت تایید در کارگروه مصوبات به اطلاع دبیر انجمن می رسد.

7) پیگیری دبیر انجمن از  کارشناس جهت هماهنگی های لازم برای اجرای برنامه

8) در صورت تایید برنامه در سطح دانشکده ارسال نامه هماهنگی توسط مشاور فرهنگی دانشکده ها به ریاست دانشکده و رونوشت به حوزه مدیریت فرهنگی و اجتماعی و حراست و هماهنگی اقلام و بودجه لازم برنامه توسط مدیریت فرهنگی و اجتماعی دانشگاه

9) در صورت تایید برنامه در سطح دانشگاه مراجعه به کارشناس جهت هماهنگی اقلام و بودجه لازم بر اساس مصوبه کارگروه

10) ارسال نامه هماهنگی توسط مدیر فرهنگی و اجتماعی به مراجع ذیربط

11) اجرا و مستندسازی برنامه مربوطه و تکمیل فرم ارزیابی برنامه توسط مخاطبین

12) ثبت گزارش و مستندات برنامه در سامانه فرنما توسط دبیر انجمن

13) تایید گزارش برنام های ثبت شده توسط کارشناس انجمن های علمی

14) تایید و خاتمه برنامه ها در فرنما توسط مدیر فرهنگی و اجتماعی

هدف فرآیند: تاسیس انجمن علمی دانشجویی

1) ارائه درخواست تاسیس انجمن علمی دانشجویی به انضمام اساسنامه توسط دانشجویان متقاضی به عنوان اعضای هیئت موسس انجمن مربوطه و استاد مشاور پیشنهادی به کارشناس انجمن­های علمی (یک روز کاری)

2) بررسی اساسنامه توسط کارشناس انجمن­های علمی دانشجویی در صورت تائید ارجاع به معاون فرهنگی و دانشجویی جهت تایید نهایی و در صورت نیاز به اصلاح هیئت موسس عودت می شود (به مدت یک ماه)

3) اگر اساسنامه تهیه شده برای یک رشته اموزشی باشد تائید میشود اگر بین رشته ای باشد در صورتی که با بقیه انجمنهای علمی بین رشته ای موازی نباشد تائید میشود

4) صدور مجوز فعالیت انجمن و فراخوان جهت عضو گیری و برگزاری انتخابات اولین دوره شورای مرکزی و فرصت دادن به هیات موسس برای معرفی انجمن و برگزاری انتخابات

5) ثبت اسامی شورای مرکزی و استاد مشاور انجمن مربوطه در سامانه فرنما (یک روز کاری)

هدف فرآیند : انتخاب شورای مرکزی برای دوره جدید به صورت سالانه در راستای انسجام و ساماندهی بهتر فعالیت کانون­های فرهنگی، انجمن­های علمی و تشکل­ها

1) اطلاع رسانی و تبلیغات در سطح دانشگاه و اعلام بازه زمانی جهت ثبت نام در کاندیداتوری شورای مرکزی کانون، انجمن و تشکل مورد نظر در ابتدای اردیبهشت ماه هر سال.

2) تکمیل فرم ثبت نام عضویت و کاندیداتوری به صورت الکترونیکی توسط متقاضی

3) تعریف انتخابات برای هر انجمن، تشکل و کانون در سامانه انتخابات دانشگاه

4) استعلام آموزشی و انضباطی داوطلبان توسط کارشناس مربوطه (10 روز کاری)

4) اطلاع رسانی و دعوت از شورای عمومی کانون، انجمن، تشکل برای شرکت در انتخابات

5) تشکیل شورای مرکزی کانون توسط افراد منتخب با اکثریت آراء با تأیید مدیر فرهنگی

6) ثبت نام اعضای منتخب در سامانه فرنما توسط متقاضی

7) ثبت لیست شورای مرکزی منتخب در سامانه فرنما توسط کارشناس

هدف فرآیند: تاسیس و انجام فعالیت های فرهنگی، مذهبی، هنری و اجتماعی

1) تکمیل فرم درخواست و تنظیم اساسنامه کانون مربوطه توسط متقاضی منطبق بر آیین نامه تشکیل کانون­های فرهنگی، هنری و مذهبی و تحویل به کارشناس کانون­ها (یک روز کاری).

2) بازبینی درخواست و اساس نامه و تأیید اولیه توسط کارشناس مربوطه و تحویل به کارشناس شورای فرهنگی جهت طرح در جلسه مربوطه (3 روز کاری).

3) طرح موضوع درخواست در جلسه شورای فرهنگی دانشگاه با حضور کارشناس کانون­ها و نماینده هیئت موسس. (حداکثر 45 روز کاری)

4) در صورت تأیید درخواست ارائه شده در جلسه شورای فرهنگی، مجوز فعالیت در حوزه امور کانونها و استفاده از امکانات معاونت فرهنگی به هیئت موسس صادر می گردد.

5) تنفیذ مسئولیت کانون به اعاضای هیئت مؤسس با تأیید مدیر فرهنگی و انجام فراخوان عضویت و تشکیل مجمع عمومی و انجام انتخابات برای تعیین شورای مرکزی توسط هیئت موسس ( حداکثر 3 ماه)

6) معرفی شورای مرکزی به کارشناس و ثبت نام در سامانه فرنما و شورع فعالیت کانون (یک روز کاری)

هدف فرآیند: ایجاد محیطی امن در چهارچوب قوانین و مقررات جهت انتقال آزاد اخبار و اطلاعات و نقطه نظرات دانشجویان

1) مراجعه دانشجو یا در موارد نادر عضو هیات علمی دانشگاه به دبیرخانه کمیته ناظر  بر نشریات جهت اخذ مجوز انتشار نشریه  (5 دقیقه )

2) راهنمایی دانشجو و شرح شرایطی که میبایست دانشجو حائز آن شرایط باشد تا بتواند مجوز انتشار اخذ نماید.(10 دقیقه )

3) ارائه دو برگ فرم شامل مشخصات مدیر مسئول، صاحب امتیاز وسردبیرنشریه و فرم استعلام آموزشی و انضباطی. تکمیل فرم و برگشت به دبیرخانه (یک روز کاری)

4) ارجاع دانشجو به سایت معاونت فرهنگی جهت مطالعه کامل آیین نامه ضوابط ناظر بر نشریات (5 دقیقه )

5) تکمیل پرونده و انتظار (یک تا دو هفته ای) برای تشکیل جلسه کمیته ناظر برنشریات جهت بررسی و صدور مجوز انتشار

هدف فرآیند: تضارب آراء و حاکم شدن فضای عقلانی و علمی با رعایت اخلاق و منطق گفت‌ وگو در محیط‌ دانشگاهی

1) تکمیل فرم درخواست توسط دانشجو و تحویل به کاشناس کرسی های آزاد اندیشی

2) بررسی درخواست مربوطه در هیئت نظارت بر تشکل­های اسلامی در طی 7 روز کاری

3) اعلام مصوبات هیئت نظارت بر تشکل­های اسلامی به متقاضی

4) پیگیری درخواست توسط متقاضی جهت انجام امور جاری برنامه  کرسی اعم از هماهنگی داور،مجری، تبلیغات ، سالن،سرویس و ... از کارشناس کرسی­های آزاد اندیشی

5) اجرای کرسی طی برنامه زمانی اعلام شده

6) تکمیل فرم ارزیابی برنامه توسط مخاطبین برنامه

7) ثبت گزارش برنامه در فرنما توسط متقاضی

هدف: تبیین و ترویج معارف اسلامی در سطح دانشگاه با پشتیبانی مناسب و کارشناسی شده از برگزاری برنامه های فرهنگی، اجتماعی، هنری، مذهبی و سیاسی از ثبت درخواست و تایید شورای فرهنگی تا اجرا و گزارش دهی مستند.

1) تکمیل فرم درخواست برنامه توسط دبیر کانون فرهنگی یا انجمن علمی یا تشکل ها یا هیئات

2) تایید کارشناس مربوطه و در صورت لزوم بازبینی و اعمال اصلاحات لازم

3) الف) اگر فرم توسط دبیر تشکل­ها یا هیئات ارسال گردیده باشد ارائه طرح به دبیرخانه شورای فرهنگی جهت طرح در شورای فرهنگی.

    ب) اگر فرم توسط دبیر انجمن علمی ارائه شده باشد ارائه طرح به شورای نظارت به انجمن های علمی

    ج) اگر فرم توسط دبیر کانون فرهنگی ارائه شده باشد ارائه طرح به شورای هماهنگی کانون ها

4) در صورت تایید طرح در شوراهای مربوطه مصوبات به اطلاع متقاضی می­رسد.

5) پیگیری درخواست جهت هماهنگی أقلام و امکانات لازم از قبیل چاپ بنر، هماهنگی مکان و سرویس و ... توسط دبیر

6) گزارش برنامه به صورت مستند و تفسیلی در سامانه فرنما

هدف: بررسی صلاحیت فرهنگی در اتقاء مرتبه یا تبدیل وضعیت اعضای هیئت علمی دانشگاه

1) دریافت نامه مربوط به ارتقاء از رئیس دانشکده مربوطه یا نامه مربوط به تبدیل وضعیت از رئیس هیئت جذب هیأت علمی

2) مراجعه حضوری به کارشناس کمیسون تخصصی ماده یک جهت تحویل مدارک و مستندات مربوط و تکمیل و تشکیل پرونده (ارائه توضیحات لازم به متقاضیان توسط کارشناس)

3) در صورت عدم کسب حداقل امتیاز لازم، اعلام نقص مدارک به استاد مربوطه جهت تکمیل مدارک

4) تشکیل جلسه کمیسیون تخصصی ماده یک جهت بررسی پرونده ها (حداکثر یک ماه)

5) ارسال پاسخ نامه ارتقاء به رئیس دانشکده مربوطه و نامه تبدیل وضعیت به رئیس هیئت جذب هیأت علمی

6) تحویل مدارک به استاد جهت ادامه فرایند تبدیل وضعیت یا ارتقاء

هدف: برنامه ریزی عملیاتی فعالیتهای فرهنگی، اجتماعی، هنری و مذهبی دانشگاه در طی یک سال تحصیلی

1) برگزاری سلسله جلسات کارشناسی تدوین تقویم با مسئولیت رئیس اداره برنامه ریزی فرهنگی و اجتماعی در هفته دوم تیر ماه با حضور مدیریت امور فرهنگی و کارشناسان فرهنگی.

2) برگزاری سلسله جلسات با دبیران کانون های فرهنگی، هنری، دینی، اجتماعی، هیئات مذهبی، تشکلهای اسلامی و انجمن های علمی دانشجویی

3) ارائه تقویم فرهنگی پیشنهادی به شورای فرهنگی کانون ها و شورای حمایت و پشتیبانی انجمن های علمی و دانشجویی

4) ارائه تقویم فرهنگی پیشنهادی به شورای فرهنگی دانشگاه

5) ارائه تقویم فرهنگی پیشنهادی هیئت رئیسه دانشگاه

6) ابلاغ رسمی تقویم فرهنگی مصوب در هیئت رئیسه دانشگاه